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唐山幼儿师范高等专科学校文件收集归档制度
发布时间:2017-04-06  浏览次数: 次  来源:

幼专政字[ ]号

一、收集归档范围

我校在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级下发的与本单位关系很密切的文件材料都属于收集归档范围(详见附表1)。

二、组建兼职档案员队伍

各处室、系部每年聘任之后上报一名兼职档案管理员,将学校各部门需要归档的档案材料,按照要求收集齐全,按期向档案室移交。办公室档案管理员每年对兼职档案员进行定期培训。

三、归档时间和方法

档案室负责接收各部门在工作中形成的全部档案。档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

(一)定期送交制度。形成档案材料的各职能部门,应在文件材材料办理完毕的第二年,由兼职档案管理员按照档案 的归档时间、归档质量的要求,上报到档案室归档。文书档案材料随时移交或在每年3月中旬前移交,学籍档案每年10月底前移交,会计档案每年5月20日前移交隔年档案。

(二)联系催要制度。文书档案管理员应经常了解和掌握形成档案材料的信息,及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

(三)档案交接手续。交接时由归档处室编写移交清册,一式两份,当面查点清楚,并由交接双方签字,各保留一份。

四、收集材料的要求

(一)档案室接收档案前必须经过严格的鉴定手续,质量合格后方可移交。收集的材料必须是办理完毕的原始材料(原件),要完整齐全、真实、文字清楚。

(二)不符合归档要求的档案材料,档案室将责成档案材料形成的相关部门按要求完成。

                                               2016年12月15日

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